Toplum yapısı karmaşıklaşıp, iş kısmı artınca; ihtisas sahaları kocaman önem kazanmaya başlamıştır. Son Zamanlarda sekreterlik mesleği iş yerlerinde yerini almış,iş yerleri ile sekreterlik birbirlerini hem bir etkilemiş hem bir de tamamlamışlardır. İşyerlerinin varlık ve gelişim faktörü meydana gelen yönetici sekreterlerin çalıştıkları bürolarda mahaline getirmek zorunda oldukları bazı görevler yer almaktadır. Bu görevlere değinmeden önce ufak bir reklam yapmamızın sakıncası yoktur umarım :) Tüm Ofis Dekorasyonları için bu linki tıklayarak profesyonel yardım alabilirsiniz..
1-Telefon Görüşmeleri
Prof bir sekreterin, maharet ve yeteneğini göstereceği faaliyetlerin en başında , telefon müzakereleri gelmektedir. Telefon müzakerelerinde her şeyden öncesinde telefonun etkili bir şekilde tüketimi amaçlı makinenin uyumlu bir yerde yer alması gerekiyor . Sekreterler, arayanların en az yarısıyla bizzat görüşebilmeli, onlara organizasyonun etkinlikleri ile alakalı yeteri kadar haber verebilmelidir. Sekreter telefonla müzakere yaparken, görüşmesine bir sınır koymalı ve bunu nezaketsizliğe kaçmadan karşın tarafa ses tonuyla hissettirebilmelidir. davranış bir sekreterin önemsenmesi gereken olan konuların en başında gelmektedir. Bu yalnızca telefonda konuştuğu kişiye karşın kibar ve ince olması açısından değil, her 2 tarafın da zaman kazanması açısından mühimdir . güzel bir sekreter, her telefon konuşmasının bir faydası meydana geldiğini unutmamalı ve olayların akışına göre gereken adımları atmalıdır. Sekreterlerin telefonla alakalı görevlerinin en başında , telefon bağlamaya ilişkili olarak kurallar gelmektedir. Sekreterin telefon bakarken uyarı edeceği kurallardan biri, karşın tarafı telefonda pek bekletmemektir. Telefon müzakerelerinde şu kuralların uygulanması kontakt etkinliği artıran görgü ve nezaket kaidesi sayılmaktadır
1- Konuşmaya bir selamlaşma sözcüğü ile başlanmalı,
2- Sekreter, resmi telefon konuşmalarında "efendim ", üstlere ise, " emredin efendim" demelidir. Doğruca telefon edildiğinde öncesinde kendini tanıtmalıdır. Konuşurken iletinin karşıdaki açısından tam olarak olarak algılanmasına gayret göstermeli, hem bir sözcük seçiminde, hem bir de konuşma hızı açısından bunun için uyarı edilmeli,
3- Telefon müzakerelerinde cevaplar açıklayıcı olmalıdır. Az cevaplar da nezaket şartlarına da terstir .
4- Telefon yabancı departmanlara, ise, o departmanını numarasını sunmak mahaline mümkün ise aktarma yöntemini seçmek, nezaket şartlarına daha uygundur.
5- Telefonu beklemeye aldığınız vaziyetlerde , ara ara kişiye dönerek onla beraber ilgilendiğinizi göstermelisiniz. Bekleme vaziyetinin uzunca sürecekse, karşın tarafa "dilerseniz numaranızı bırakın daha hemen ardından biz sizi arayalım" halinde bir önünde bulunulmalıdır.
6- Yönetici toplantıda iken ona ivedi ve mühim telefonların gelmesi halinde toplantının bölünmemesi amaçlı bu durum yöneticiye bir notla iletilmelidir.
7- Aranan kişinin yerinde olmaması halinde , karşın tarafa arayan bireyin yerinde meydana gelmediği iletilip kimin aradığını sorup not alınmalıdır.
8- Müzakere yapmadan öncesinde kimin istediği öğrenilmek isteniyorsa bunun karşın tarafa hissettirilmemesi gerekir. Arayan birey tanınıyor ve yöneticinin o şahısı görüşmek talep edileceği düşünülüyorsa bağlantı kurmalı tersi takdirde " bir bakayım yerinde mi" denmeli ve arayan kişinin adı sorulmalı.
9- Konuşmaların bitirilmesinde karşın taraf beklenmeli, konuşmanın sürdürülme ile alakalı bir isteksizlik ima ettirilmemelidir
2-Randevuların Düzenlenmesi
Sekreterin mühim görevlerinden birisi de gündelik randevuların tespiti ve programlandırılmasıdır. Yöneticinin zamanı tek sürü kımetli ve kısıtlıdır. Bu yüzden tespit edecek zamanların ziyaretçilere bölünmesi gerekmekte, eldeki vaktin vaziyetine göre ziyaretçilere buluşma verilerek tespit edecek tek gün ve saatte gelmeleri istenmektedir. Randevuların verilmesinde sekreterin en mühim yardımcısı buluşma defteridir. Bazen yöneticiler buluşma defterini masalarında bulundururlar. Bu vaziyette sekreter verilen randevuların tek kopyasını çıkarıp kendinde bulundurmalıdır.
Randevular ya yönetici ve sekreterin partner kararı sonucu olarak verilmeli veya yöneticiyi randevulardan sekreteri haberdar etmelidir. Gerektiği vaziyetlerde buluşma iptalleri 24 saat öncesinde bildirilmelidir. Randevular, yönetici ve sekreter aracılığıyla karşılıklı haberleşme ile belirlediği benzeri , gereken zaman öncesinden sekreterine bildirilmeli ve çakışmalar önlenmelidir.
Bir sekreterin buluşma verme işini düzgün ve aksaksız yürütebilmesi amaçlı yöneticisinin gündelik programını, alışkanlıklarını, iş yerinin özelliklerini tek sürü sıkı bilmesi gerekiyor . Sekreter, buluşma verirken yöneticisinin o saatte başka tek işi olmadığına ve buluşma talep eden şahısla görüşmek istediğine emin olmalıdır. Bunun amaçlı yöneticinin sekretere tek buluşma yazılımı bırakması, hangi gün ve saatlerde kaç birey ile görüşebileceğini ve kimlere buluşma verilmesi gerektiğini belirtmesi uyumlu olmaktadır.
Ziyaretçiler kocaman tek nezaketle karşılanmalı, ikram yapılmalı, Yönetici, ziyaretçiyi kabule hazır vaziyette olduğunda kibarca emret edilmelidir. Randevulu meydana geldiği takdirde beklerken, yöneticinin ani tek işi çıkması nedeni ile müzakere başaramayan ziyaretçilerden özür dilemek de sekretere düşebilir. Bu Gibi vaziyetlerde konu yöneticiye açıklanmalı, bekleyen ziyaretçi veya ziyaretçiler meydana geldiği hatırlatılmalı, başka tek gün ve saat amaçlı buluşma verilmeye çalışılmalıdır.
İş yerinin önce temsilcisi sekreter meydana geldiği amaçlı iştirak eden ziyaretçilerde sıkı ve pozitif izlenimler Bırakabilmek amaçlı şu hususlara uyarı edilmesi gerekmektedir:
1-Daima temiz, dekoratif , abartısız giyinmeli,
2-Ziyaretçileri güler yüzle karşılamalı,
3-Bilmediği veya tanımadığı kişileri önce gözlemiyle sınıflayabilmeli,
4- İkram amaçlı hazır bulunmalı,
5- ehemmiyetini bildiği ziyaretlerde gereken ön hazırlıkları yapmalı,
6-İptal edilmiş tek buluşma varsa, her 2 tarafa da hali vaktiyle geç kalmadan bildirmeli,
7-Ziyaretçilerin sayısında fazlalık olduğunda adaletli tek sıra ile onları onay etmeli,
8-Ziyaretçilere karşı alay, küçümseme, sorun belirtme benzeri sözlü veya sözsüz tek tutum göstermemeli.
3- Ziyaretçilerin Kabulü ve Ağırlanması
Idarenin bununla birlikte yaşamsal tek aşama olması nedeni ile yetkililerin farklı ziyaret ve ziyaretçileri yer almaktadır . Bu ziyaretçiler üstler, eşit düzeydeki bireyler , astlar, dostlar, dostlar , iş sahipleri, yabancılar olabilmektedir. Bu ziyaretler iş ziyareti, resmi amaçlı tek müzakere ziyareti, iş sohbeti veya özel amaçlı çay ziyareti olabilmektedir . Her ziyaret tek zaman ve iş kaybı olsa da, bununla birlikte birey ilişkileri ve toplumsal ilişkiler tarafından mühim tek yakınlık pekiştirme aracıdır.
4-Ziyaretçilerin Karşılanması
Ziyaretçilerin karşılanması kocaman önem taşımaktadır. Ziyaretçi geldiğinde ürkek , sinirli veya ön yargılı olabilmektedir . Bu yüzden ona epeyce nazik ve ilgili yaklaşmak gerekiyor .
Sekreter, yöneticiyle benzer odada çalışıyorsa, misafir direk doğruya yöneticisini odasına girer. Zira kapıda kendisine gereken sualler sorulmamıştır. Fakat , sekreterin masası yöneticisinin odasına giden bir kısmın üzerindeyse iştirak eden konularla ilgili sorumluluk sekretere aittir. Muhakeme mahareti kuvvetli meydana iştirak eden bir sekreter yöneticisinin odasına müsaade almaksızın girebilecek vatandaşları sezebilir. Yöneticinin yüklü meydana geldiği vakitlerde , vaziyet uyumlu bir dille bildirilmelidir
5- Ziyaretçi İsimlerinin Kaydedilmesi
Sekreter kısa sürede iş yeri ile ilişkili ziyaretçilerin adlarını ve yöneticisini ziya ret sebeplerini öğrenmektedir. Şayet sekreter iştirak eden ziyaretçi tanımıyorsa kimliğini, ilişkili koltuk aldığı müessesenini , ziyaret sebebini ve buluşma olup olmadığını öğrenmelidir.
6-Büro Hostesliği
Bir kuruluşun başarısını, yöneticinin, sekreterin ve öbür ofis personellerinin , birbirleriyle epeyce başarılı ilişki kurmaları yakınında , müşteriyle meydana iştirak eden ilişkileri de mühim ölçüde etkilemektedir. Bir kurum veya işletmeye iştirak eden müşteriyle haberleşme surat yüze olacağından, bu müşteriyle ilişkisi koltuk alan çalışanların dikkatle seçilmesi yetiştirilmesi gerekiyor . Sekreter, iştirak eden misafirlere isimleriyle hitap etmeyi alışkanlık haline getirmelidir.
6- Seyahat Organizasyonu
Yönetici sekreterin mühim görevlerinden biri de seyahat düzenlemesidir. Zira son zamanlarda pekçok iş kentler arası veya ülkeler arası boyutta yapılmakta ve yetkililerin iş seyahatlerinin programlanmasına fazladan gereksinimleri olmaktadır. Seyahat organizasyonu direk doğruya sekreter aracılığıyla örgütlü edilebileceği benzeri , seyahat acenteleri vasıtası ile da gerçekleştirilebilmektedir. Sekreter, yalnızca bilet arama ve rezervasyonları gerçekleştirme işlerini üstlenebileceği benzeri , seyahat konusunda tüm görevlerde etkili oyun de alabilir. Seyahat amaçlı hazırlıklara yöneticinin seyahat amacını tam anlamıyla öğrenmeyle başlanmalıdır. Nereye, ne civarı müddetle ve hangi bilgi ve vesikalari götürmek aradığı tam anlamıyla öğrenilmelidir. Seyahat hazırlıkları şu biçimde sıralanabilmektedir.
1-Seyahat konusunda tüm evrakı koymak üzere bir dosya hazırlanır.
2-Ulaşım araçları tarifesine bakarak gereken veriler alınır, rezervasyonlar yapılır.
3-Seyahatle ilgili randevular yapılır.
4-Seyahat boyunca gereksinim duyulacak veriler , belgeler, malzemeler, dokümanlar hazırlanır.
5- Seyahat avansları alınır.
6- Seyahat boyunca programa ilişkili her çeşitli işlerin koltuk , gün ve saatleri yazılır.
7- Donuş aracının yeri, tarihi, vakti belirlenir.
8- Seyahate gidecek her kişiye, tüm verileri içerir birer dosya hazırlanmalıdır.
7-Toplantıların Düzenlenmesi
Modern ofis iş hayatında mühim tek yer tutan iş toplantılarının, büyüklüğüne küçüklüğüne ve yöneticinin bu konudaki beklentilerine göre, sekreterin toplantıyla ilgili görevleri değişmektedir. Sekreter, tek toplantıyı başından sonuna civarı her şeyi ile düzenleyebileceği benzeri yalnızca salon rezervasyonunu yapabilir ve toplantıya katılacaklara duyuru yapabilir. Sekreterler toplantıdan öncesinde yöneticiyle konuşarak, uyumlu tek yeri, toplantı amaçlı ayarlar. Toplantıya katılması istenen bireyler , toplantıya çağrı edildikten sonra toplantı gündemi belirlenir ve önce toplantıyla neyin hedeflendiği saptama edilir. Toplantıya katılanların toplantıda kullanacakları malzemeleri hazırlamak, toplantı gündemini çoğaltarak, katılanların hazırlanmaları amaçlı yeteri kadar zaman öncesinde katılımcılara dağıtmak, il dışından teşrif edecek olanların barınma, seyahat ve yemek rezervasyonlarını inşa etmek , toplantı tutanaklarına ve medyayla meydana iştirak eden ilişkilere karşı hazırlıklar inşa etmek , sekreterin mahaline getirecekleri sorumlulukların en başında gelmektedir. Toplantılarda sekreterin görevlerini şu biçimde sıralamak olası olmaktadır.
• Toplantıdan öncesinde yöneticisiyle görüşerek emele uyumlu tek toplantı mekanı ayarlamak,
• Toplantı gündemini, eskiden yönetici ile saptama ederek yazmak, toplantıya teşrif edecek kişileri, toplantı yeri, saati ve tarihi konularında bilgilendirmek,
• Yöneticisinin toplantı esnasında gereksinim duyacağı bütün haber ve belgeleri hazır
bulundurmak, kendisini uyarmak,
• Toplantı esnasında kullanılacak dokümanların katılımcı sayısı civarı çoğaltılmasını sağlamak,
• Basın ilanı yapılacaksa hazırlıklara teşrif etmek , toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak veya hazırlamak,
• Toplantı mekanı düzenlemelerinin tümüyle ilgilenmek. Il dışından geliyor olacak katılımcılar amaçlı otel rezervasyonu yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını örgütlü etmek,
• Toplantı gündemleri amaçlı ne civarı müddetin terk ettiğini göstermek, toplantının başlama müddeti benzeri son müddetini de bahsetmek ,
• Toplantının bölünmesine müsaade vermemek,
• Toplantı ardından edinilen kararların toplantıya katılanlara sunulmasını sağlamak,
• Toplantı bittikten sonra gereken tutanakların dağıtılması, ödemelerin denetimi ve teşekkür mektuplarının yazımını izlemek , gerekiyorsa inşa etmek ,
• Edinilen kararlara göre ilgili birey veya kuruluşlara teşekkür veya tebrik mektupları yazmak,
• Edinilen kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken olan işler ile ilgili destekçi olmak ve toplantıya ilişkin bütün evrakın dosyalanmasını inşa etmek .
8- Evraka Karşı Dosya ve Arşiv Düzenlenmesi
Dosyalama, tek iş yerinde çeşitli faaliyetler neticesi üretilen dokümanların düzgün tek biçimde saklanması, arandığında anında bulunabilmesi ve işi bittiğinde ilişkin meydana geldiği yere kaldırılmasıdır.'Büro faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında iştirak eden yazıların, dokümanların , formların, belli tek düzen içerisinde tutulması ve istenilen zamanda bunlara ulaşma kolaylığının sağlanması, dosyalama sisteminin varlık nedenidir'. Son Zamanlarda bilhassa haber ve kontakt teknolojilerinde meydana iştirak eden gelişmeler, büroları kağıtsız bürolar haline getirmektedir. Kağıtsız büro, bununla birlikte bu kağıtların saklandığı dosyalara meydana iştirak eden gereksinimi da ortadan kaldırmaktadır. Büro otomasyonuna dayalı büro idaresi zihniyeti , dosyalama sistemleri ile ilgili kullanılan teknolojiye göre yepyeni yolların ve otomobillerin kullanılmasını gereken kılmaktır.
SPONSOR LİNK: http://ofisdekorasyonlari.com/
